1.  合同：
    是為理智的雙方或多方所接受和同意的列明特定條款的文本，通常約定在特定時間以內(nèi)有效。合同可以僅為兩頁紙的簡單文件，也可以是較長的（無頁數(shù)限制）條款極為全面的文件?，F(xiàn)在的合同較以前更復(fù)雜、嚴(yán)格和合乎法律規(guī)范，如今的標(biāo)準(zhǔn)是長篇的正式合同，必須列明所能想到的每一個細(xì)節(jié)事項，以免發(fā)生意外或其他設(shè)施在遭任何可能的損失。

2.  合同的目的和內(nèi)容：
    合同里些寫什麼？各種事項！不要以為合同中最好別寫那些不愉快的事，要知道以后出現(xiàn)爭議時，法庭不會以對你有利的方式來對待一個本應(yīng)該在合同中清清楚楚說明條件和雙方意見一致的條款。只有將合同條款寫的清清楚楚、明明白白，合同才能保護雙方的利益。

    # 房間數(shù)目和房間價格。列明每晚所需房間數(shù)和房間價格。
    # 免費房間。注明會議組織人員每晚可免費使用的房間數(shù)。
    # 工作間及房價。除免費房間外，會議工作人員還可享受優(yōu)惠價格的房間；優(yōu)惠程度依所需工作間數(shù)目和本次會議給酒店帶來的生意規(guī)模而定。
    # 套房、貴賓房。本條款需列明具體的房間要求。
    # 房間位置。應(yīng)列明各個所訂房間的具體方位和房間檔次。
    # 平均房價。是根據(jù)各種類型房間占相同百分比計算出來的一個調(diào)整后的平均價，適用于各類房間。
    # 無轉(zhuǎn)移條款。即會議舉行期間如遇酒店所訂出房間超出實際接待能力時，不得使會議人員轉(zhuǎn)移其他酒店。
    # 入住及退房登記。登記情況視酒店規(guī)定而定。
    # 提前入住和推遲退房。如果在該問題上的需求與酒店規(guī)定有所偏差，則一定要在合同中注明。
    # 預(yù)定取消日期。一般規(guī)定為預(yù)定者在計劃使用日期之前30天。這一條雙方可以在協(xié)商。
    # 會議場所要求。如果會議規(guī)?？赡艹霈F(xiàn)調(diào)整，最好在合同中確定一個調(diào)整時間。
    # 會議場租?？梢允且粋€固定價格也可以根據(jù)所訂客房情況協(xié)商。
    # 24小時租用。如過是按24小時租用酒店會議室，那么即使24小時之內(nèi)你們不用會議室，酒店也不得使用。
    # 會場變動。合同中已注明預(yù)定的是哪些會議室，在沒有酒店的事先通知和會議方的書面同意，已訂好的會場不能再有變動。
    # 房間定金。合同中必須注明預(yù)付定金的具體時間。不能因為沒有支付定金就失去所訂房間。合同中應(yīng)要求酒店在定金預(yù)付日期到來時提醒你。
    # 結(jié)帳。誰來負(fù)責(zé)會議方結(jié)帳事宜？誰有權(quán)在帳單上簽字？有哪些具體事項？帳單上包括哪些費用？哪些費用是個人來付的？這些問題必須在合同中說明。
    # 餐飲消耗。此條款規(guī)定對于因活動取消、活動改為在酒店以外進行或與會人數(shù)不足而引起的餐飲活動減少，會議方應(yīng)給予酒店一定補償。
    # 仲裁條款。如果合同中有同意仲裁解決爭議的條款，在簽定合同之前，要先決定你的公司是傾向使用仲裁手段還是反對使用仲裁。仲裁解決爭端比訴訟的費用要少，并且進行起來更快；但有約束力的仲裁裁決使得不利方不能再上訴。
    # 視聽公司（酒店內(nèi)部設(shè)備租用）。酒店自己提供視聽設(shè)備是很常見的事，但對于那些更愿意選擇其他視聽公司的會議方，可以在合同中注明會議方免除支付視聽設(shè)備使用費。
    # 會議物資運抵酒店。在會議舉行之前，會議所需用的物資要運到酒店的庫房。在合同中應(yīng)注明庫房的工作時間和酒店政策。
    # 電話附加費。盡量與酒店協(xié)商，免付電話使用附加費。協(xié)商文件應(yīng)包括在合同中。
    # 展品的處理。展品運進、運出酒店的時間上的規(guī)定對費用開支有很大影響。對于酒店在這方面的規(guī)定和可能會有的限制和局限，雙方應(yīng)進行協(xié)商和討論。
    # 最低餐飲消費。有些酒店的合同上有最低消費這一條款，規(guī)定客人的早餐午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額。盡量與酒店協(xié)商去掉這一條款。
    # 安全、防火規(guī)定。合同應(yīng)注明：酒店符合安全和防火的有關(guān)規(guī)定。
    # 殘疾人保障。合同中特別列明酒店內(nèi)設(shè)施和政策與有關(guān)殘疾人保障法是相符的。
    # 合同的終止。如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的發(fā)生，則允許一方提出終止合同而不受違約罰款。即終止合同的一方對影響會議正常進行的事態(tài)無法控制。
    # 免責(zé)。雙方應(yīng)同意，對于一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶爾事件對方不負(fù)責(zé)任。
    # 訂房確認(rèn)報告。如果不寫入合同中，那麼必須的訂房確認(rèn)書會議方很難得到，所以有必要在合同中加入訂房確認(rèn)報告這一條款。
    備注：保存一份書面合同；將所有的回復(fù)傳真或信函作為書面承諾歸檔保存。

3. 合同的修正與增補：
   （變動很小）：可以在合同邊上注明改動，然后寫上日期和簽名。交給對方時要隨付一封信，概括所做的變動并請對方在變動處簽上名和日期，然后返還合同，或者按照變動標(biāo)記重新改寫合同。
   （變動較大）：則按你的意見增補一個附文，然后將合同交給對方，并附上一封信請求將附文包括在合同中，再將簽過字的合同送回。