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一、需要做些什么？
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
二、誰來籌劃會議？
從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責：
作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
# 善于與人共事
# 善于注意小節(jié)
# 善于解決問題
# 善于與人協(xié)商
# 能夠管理會議財務事宜
# 能夠安排恰倒好處的菜單
# 能妥善接待貴賓和外國客人
# 熟知各種禮儀
# 行事果斷、執(zhí)著
會議籌劃者的任務：
# 制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標
# 制定會議議程
# 了解可供使用的場所和設施情況
# 選擇或提議合適的場所
# 檢查并比較各項設施
# 安排交通事宜
# 協(xié)調(diào)會務工作人員的活動
# 制定可行預算或按既定預算安排有關工作
# 確定各項工作的時間安排
# 視察選定的場所和設施
# 與各有關方面進行接洽（旅行社等）
# 同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系
三、在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了：
# 預計召開會議的日期；
# 會議預計召開幾天；
# 打算在什么地方召開會議；
# 會議形式或程序是什么；
# 需要多大的場地；
# 將有多少人到會；
# 會議預算是多少；
# 打算選用什么級別的酒店和設施；
# 打算選用最高級的房間標準是什么；
# 誰來制作會議邀請函；
# 會議需要向與會者打印相關資料嗎？
# 會議的發(fā)言人有哪些？
# 會議需要什么樣的視聽設備；
# 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
# 與會者可以攜帶家屬嗎？
# 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
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